Si vous démarrez une entreprise aux Territoires du Nord-Ouest, vous aurez probablement à traiter avec le registre des sociétés d’une manière ou d’une autre. Nous aborderons le processus d’enregistrement de votre nom commercial pour constituer votre entreprise en personne morale.
Formulaires destinés aux entreprises
Le registre des sociétés a les responsabilités suivantes :
- la constitution des entreprises, sociétés et associations coopératives;
- l’enregistrement de compagnies constituées dans d’autres provinces et territoires, mais faisant des affaires aux Territoires du Nord-Ouest;
- l’enregistrement des sociétés en nom collectif, des entreprises individuelles et de certaines raisons sociales.
Après la constitution ou l’enregistrement, tout changement apporté au nom d’une société, à ses objectifs, à l’organisation de son capital social ou à ses règlements administratifs doit être approuvé par le registraire. Les sociétés doivent également déposer divers autres documents comme les rapports annuels, les avis aux administrateurs ou aux dirigeants, les avis de changement d’adresse du bureau enregistré et les états financiers. La législation applicable comprend aussi des dispositions selon lesquelles une société peut se dissoudre volontairement, de même que des dispositions selon lesquelles elle peut être dissoute par le registraire ou radiée du registre pour ne pas avoir respecté toutes ses obligations de dépôt de documents.
Tous les documents déposés au registre des sociétés peuvent être consultés par le public.
Il convient de souligner qu’en règle générale, le registre des sociétés ne fait pas office d’organisme d’exécution, ne donne pas de conseils juridiques, ne supervise pas la conduite des sociétés ou des organismes à but non lucratif et, enfin, ne joue pas le rôle de médiateur en cas de conflits internes.
Le fait que l’article 48 de la Loi sur les sociétés en nom collectif est celui qui stipule l’exigence d’enregistrer une raison sociale entraîne une certaine confusion. En dépit du fait que cette disposition se trouve dans la Loi sur les sociétés en nom collectif, elle exige que chaque personne en affaires aux Territoires du Nord-Ouest enregistre sa raison sociale.
Le but de cet article est de vous aider à présenter le formulaire de déclaration de l’utilisation d’une raison sociale nécessaire à l’enregistrement d’une raison sociale. Les instructions vous donnent des suggestions pratiques sur la façon de remplir le formulaire. En veillant à fournir tous les renseignements requis lors de votre enregistrement initial, vous pouvez aider le registre des sociétés à traiter votre enregistrement avec promptitude.
La déclaration de raison sociale doit être remplie par toute personne ou compagnie en affaires aux Territoires du Nord-Ouest et qui utilise présentement une raison sociale autre que son propre nom ou utilise son propre nom, mais en y ajoutant un élément indiquant que plusieurs personnes exploitent l’entreprise. Par exemple, une personne exploitant une entreprise individuelle dont la raison sociale est son propre nom de « Pierre Untel » n’a pas besoin de s’enregistrer. Toutefois, une personne qui utilise une raison sociale comme « Pierre Untel et compagnie », doit s’enregistrer.
Vous pouvez télécharger le formulaire et les instructions détaillées pour le remplir au https://www.justice.gov.nt.ca/fr/nom-commercial
Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :
Registre des sociétés
Adresse postale :
Registre des sociétés
Ministère de la Justice
Gouvernement des Territoires du Nord-Ouest
C. P. 1320
Yellowknife NT X1A 2L9
Adresse pour les envois par coursier :
Ministère de la Justice
Gouvernement des Territoires du Nord-Ouest
Immeuble Stuart M. Hodgson, 1er étage
5009, 49e Rue, Yellowknife NT X1A 2L9
Tél. : 867-767-9304
Téléc. : 867-873-0243
Sans frais : 1-877-743-3302
C’est nécessaire si vous :
- faites des affaires sous un autre nom que le vôtre (par exemple, Plomberie ABC);
- utilisez votre nom de famille dans la raison sociale de votre entreprise, mais que cette raison sociale indique que plus d’une personne participe à l’entreprise (par exemple, Plomberie Tremblay et associés).
Non. Votre raison sociale n’est enregistrée qu’aux Territoires du Nord-Ouest. Si vous souhaitez faire des affaires dans d’autres provinces ou territoires, communiquez avec le registre des sociétés pour obtenir les adresses et numéros de téléphone des bureaux de compagnies correspondants.
Votre raison sociale ou société en nom collectif demeure enregistrée jusqu’à ce que vous l’annuliez ou la dissolviez. Les changements doivent être signifiés au moyen du formulaire approprié et être accompagnés des droits applicables.
Vous pouvez obtenir les formulaires d’enregistrement suivants en ligne au www.justice.gov.nt.ca.
- formulaire de déclaration d’une raison sociale;
- déclaration de cessation d’utilisation d’une raison sociale;
- déclaration d’une société en nom collectif.
Une société en commandite est un type particulier de société pouvant comprendre un ou plusieurs commandités et commanditaires. Les commanditaires ne peuvent agir au nom de la société et ne peuvent habituellement pas être tenus responsables des dettes de celle-ci au-delà du montant qu’ils ont investi.
Les sociétés en commandite sont normalement établies au moyen d’une entente officielle entre tous les associés.
Pour enregistrer une société en commandite ou une société en commandite extraterritoriale aux Territoires du Nord-Ouest, il n’y a pas de formulaires prescrits. Lorsqu’on enregistre une société en commandite, le certificat d’enregistrement doit se conformer à l’article 58 de la Loi sur les sociétés en nom collectif. Pour obtenir une liste de vérification sur les sociétés en commandite et les particularités relatives à leur enregistrement, veuillez consulter le ministère de la Justice des Territoires du Nord-Ouest.
Voici les exigences relatives à une société en commandite extraterritoriale :
- Un certificat qui se conforme à l’article 4 du règlement afférent à la Loi sur les sociétés en nom collectif;
- Une copie certifiée conforme du certificat d’enregistrement de la province ou du territoire d’attache;
- Un certificat de conformité de la province ou du territoire d’attache (s’il n’y a pas de certificat de conformité, il faut alors fournir une lettre des avocats de la société confirmant que son enregistrement de société en commandite est toujours valide).
Une société à responsabilité limitée (s.r.l.) permet à tous les associés de posséder une forme de responsabilité limitée, similaire à celle dont disposent les associés d’une société en commandite ou les actionnaires d’une société par actions. Toutefois, contrairement à une société en nom collectif, les associés d’une s.r.l. ont le droit de gérer l’entreprise directement.
À l’opposé de beaucoup de provinces et territoires, les Territoires du Nord-Ouest permettent à une s.r.l. d’être formée par n’importe quel type de partenariat commercial et pas seulement par des personnes membres d’une profession réglementée.
Les personnes qui souhaitent former une s.r.l. et qui sont membres d’une profession admissible, selon la définition du règlement afférent à la Loi sur les sociétés en nom collectif, devront fournir, avec leur demande, une preuve qu’elles ont l’approbation de l’organisme dirigeant de leur profession pour former une s.r.l.
Pour enregistrer une société à responsabilité limitée ou une société à responsabilité extraterritoriale aux Territoires du Nord-Ouest, il n’y a pas de formulaires prescrits. Une demande d’enregistrement de société à responsabilité limitée doit plutôt fournir les renseignements précisés à l’article 102.9 de la Loi sur les sociétés en nom collectif. De même, une demande d’enregistrement de société à responsabilité limitée extraterritoriale doit fournir les renseignements précisés à l’article 102.25 de la Loi sur les sociétés en nom collectif.
On peut obtenir le formulaire d’enregistrement d’une société à responsabilité limitée en ligne au www.justice.gov.nt.ca.
Cette section vous aidera à présenter les formulaires et les renseignements nécessaires à la constitution d’une société en personne morale en vertu de la Loi sur les sociétés par actions (la Loi). En veillant à fournir tous les renseignements requis lors de votre demande initiale, vous pouvez aider le registre des sociétés à traiter votre enregistrement rapidement.
Vous devriez garder à l’esprit que les renseignements suivants n’indiquent pas tout ce que vous pourriez avoir besoin de savoir sur la constitution. Vous devriez consulter un avocat-conseil ou d’autres conseillers professionnels, afin de prendre en compte d’autres facteurs souhaitables dans la structure de votre société ou de vous conseiller sur le nom de votre société
Avant de pouvoir recevoir un certificat de constitution, vous devez envoyer tous les documents justificatifs ci-dessous au registre des sociétés du ministère de la Justice du gouvernement des Territoires du Nord-Ouest :
- une demande de recherche de raison sociale, à moins que vous ne demandiez une dénomination sociale numérique;
- le formulaire 1 sur les statuts constitutifs;
- le formulaire 2, ou avis de bureau enregistré, en duplicata;
- le formulaire 4, ou liste des administrateurs, en duplicata;
- les droits de constitution applicables payables au gouvernement des Territoires du Nord-Ouest, ainsi que les droits de recherche de raison sociale, le cas échéant.
Vous trouverez les formulaires de constitution de votre entreprise en personne morale au www.justice.gov.nt.ca. Si vous décidez d’envoyer votre propre formulaire d’enregistrement, fournissez tous les renseignements demandés dans un format lisible et utilisez du papier à lettres mesurant 8,5 po sur 11 po (21,25 x 27,5 cm). Les formulaires doivent arborer une signature originale et ne peuvent être envoyés par télécopieur ou par courriel.
Vous pouvez consulter des instructions détaillées et à jour sur la constitution de votre entreprise en personne morale en ligne, sur le site Web du registre des sociétés, au www.justice.gov.nt.ca.